作者：翟东卫、孙达仁、杨峰
作为一个十多年的专业物流律师，笔者在遇到物流公司关于运费纠纷的咨询时，往往第一个关注点就是双方是否进行了对账。虽然很多物流公司的回答都是“进行了对账”，但是物流公司拿来的对账单却往往存在各种问题和缺陷，根本无法作为有效的诉讼证据使用。那么，什么样的对账单才是法官愿意采信的对账单呢？
使用QQ发送对账单是目前绝大多数物流公司采用的对账方式，方便、快捷，符合物流公司对于工作时效性的要求。但是千万不能想当然的认为，用QQ发送对账单就算是完成了对账，其中还有不少玄机。
很多物流公司并不关心进行对账的客户公司的QQ是企业QQ还是私人QQ，都是抱着“有人对账，对方认账”的态度进行对账的，甚至因为双方长期、良好的合作关系而愈发轻视对账。如果不发生纠纷，客户公司QQ的类型就显得无足轻重，但是一旦发生纠纷，一方诉至法院，那么争议的焦点最先就落在了“你是与谁对的帐”这一问题上。
我们曾代理过一宗案件，代理深圳某物流公司向某货主主张清偿所拖欠的运杂费。但是因为该货主是某地工厂，本身运营并不规范，进行对账的对接人使用的就是私人QQ，与私人QQ对账的行为就给我们物流律师团队带来了很大的麻烦。我们面临的最大的问题就是如何证明对账的QQ是属于货主呢？也就是说，如果不能证明该私人QQ的所有人是货主，那么货主完全可以主张该私人QQ与其没有任何瓜葛，且从未委托过物流公司托运货物，或者主张从未对过账，会导致作为原告的我们十分被动。虽然最后我们通过提交双方签订的运输合同、报价单和运单等证据，证明了运费的金额，但是对于杂费的主张最终没有得到全额支持，还是非常遗憾的。
综上，可以看出，运费纠纷中，证明与物流公司进行对账的对方QQ的所有人身份在是非常重要的。为了证明对方QQ所有人的身份，物流公司应该关注以下几点：
一、QQ的类型是重中之重
在司法实践中，法官一般会倾向于采信以下QQ是客户公司的QQ：
1. 企业QQ。众所周知，QQ分为企业QQ、私人QQ。其中企业QQ是申请人提交营业执照才能够申请注册的，并且企业QQ的信息栏也会显示该企业的名称，故法官一般都会采信企业QQ的聊天内容。如果物流公司在与客户的企业QQ聊天过程中进行了对账并确认了对账单，则法官一般都会采信该对账单的内容。
值得注意的是，作为原告的物流公司本身是企业QQ还是私人QQ是无所谓的，关键是作为客户的QQ需要是企业QQ才行。
2.在协议中列明的QQ。在签订运输合同或货运代理合同时，最好在合同中明确载明“指定对账QQ”的相关条款，如此即可证明对账QQ所有人的身份，即便对账QQ是私人QQ，仍是经公司授权进行对账的，因此免于证明二者的关联性。
3.在客户登记表中列明的QQ。很多物流公司都有自己的订单系统，在新客户注册系统时往往需要客户提供营业执照及客户登记表，如果在客户登记表中有列明联系QQ，则该QQ即视为该客户的指定的QQ，与其对账也就不存在主体的问题。
即使没有注册系统的物流公司，在与客户第一次建立运输合同关系时，一般也要求客户提供营业执照及客户登记表，如果在客户登记表中有列明联系QQ，并且物流公司持有该客户登记表原件的情况下，则也可以证明该QQ是客户的指定的QQ。
二、如何证明私人QQ是客户公司的QQ？
如果客户公司的QQ既不是企业QQ，也不是在在协议中、登记表中列明的QQ，那如何证明私人QQ是客户公司的QQ呢？
1.在客户企业网站上查找该QQ。绝大多数客户企业都会有自己的网站，网站中也都会有联系方式，不论是网站上载明的QQ还是电子邮件地址，都可以视为是该企业的指定联系方式。因为网站都是经过备案的，证明该网站是该客户企业所有的网站是很容易的事。所以一旦涉诉，也可以很容易证明客户企业网站上的QQ是客户企业的QQ。
2.用手机号码查找该QQ。如果QQ是关联了手机号的，在自己QQ的查找栏输入对方的手机号码，则可以显示对方的QQ号码，因为手机号都是经过实名认证的，也就是说如果利用手机号能够搜索到QQ号码，那么就能证明该QQ号系客户公司员工所有。当然，如果该员工的手机与他的QQ后号码没有关联，则无法用此法证明该QQ号码归客户企业员工所有。
3.用该QQ号码查找对应的微信。相似的，如果QQ号与微信号相互关联，在自己微信的查找栏输入对方的QQ号码，则可以显示对方的微信，因为律师可以向法院申请调查令查明该微信的所有权人，故可以通过该微信证明该QQ号系客户公司员工所有。当然，如果该员工的微信与他的QQ号码没有关联，则无法用此法证明该QQ号码归客户企业员工所有。
不过说到底，最重要的是防患于未然，在纠纷发生之前，就先以书面的形式将指定QQ固定下来，如此才能在未来可能的争议和纠纷中占据主动，不落下风。
三、对账单内容的确认
很多物流公司员工都不注重对账单的确认问题，将对账单发送给客户单位的对接人后就等待付款了。但是因为司法实践中法官审判都更倾向于保守、严谨的裁判，如果只是发送了对账单，客户单位对于对账单没有进行明确的确认，有很大可能不认定客户单位确认了对账单。
那么如何规避这种风险呢？其实简单的几个字就可以做到“有效对账”。在发送了对账单后，必须要求客户单位回复“确认”、“确认账单”、“无误”等对于对账单内容明确确认的内容。但是我们需要注意的是，如果客户仅仅说“开发票吧”，在司法实践中并不视为对对账金额的确认。此外，如果客户只是说“某日将付多少金额”，那么也只是视为对该金额的确认，剩余部分均为确认。
值得重点强调的是：如果物流公司将对账单发给客户公司后，对方既不否认也不确认，则视为没有确认。所以，物流公司的财务人员在与客户对账的过程中，培养客户财务人员确认账单的习惯是非常重要的。
四、小结
2012年修订的《民事诉讼法》已经明确将电子证据纳入了证据材料的范围内，2015年的民诉法司法解释也对电子数据作了明确规定，只要形式合法，QQ、微信聊天记录完全可以作为证据使用。
因此，在业务开展的过程中，一定要注意前文所述的几个关注点，才能将法律风险有效的控制、降低，避免最后因为证据不足，导致遭受到不必要的损失。
